皆さんは仕事に連絡、ビジネスチャットにどんなツールを使っていますか？
昔ながらのSKYPEから、新時代に登場したCHATWORK、LINE WORKS、Workspace、Microsoft Teamsと色々なビジネス向けにも利用できるチャットツールがあります。
リアルタイムでやり取りが可能で、メール等と違って文章を打つだけで完結し、またビデオチャットにも対応して必要なメンバーだけで利用できるグループチャットツール。
今回はその中でも便利に無料で使えて拡張性も高いSlackの利用方法や便利な使い方について解説したいと思います！
そもそもSlack自体がなぜお勧めしたいのかというとまず世界一になるシェアを持っていて拡張性の高さの部分です。
逆にいうと他のチャットツールよりは有料プランの値段が高めだったり拡張性が高い=面倒な事も多いと言えなくもありません。
ですがシェアが多いというのは簡単に調べて結果が出てくることでもあり、人手間はかかるけど色々便利に利用できるというのは間違いありません。
なので今回はSlackについての解説をさせていただきたいと思います。
Slack解説！初心者向け基本情報
そもそもSlackはアメリカ初のビジネスチャットツールで、もともとはゲームの配信サービスの開発スタッフたちが社内でのコミュニケーションを促進させるために作成したものをビジネス用にしっかりと立ち上げなおしたものが始まりです。そして現在の制作会社は2019年にアメリカで上場しているので、そこまで長い歴史のある会社というわけではありません。
ですが他のビジネスチャットツールと比較しても他がほぼすべて大手IT企業ソフトウェア企業もしくは年数の長いソフトウェア企業が作成しているのに対してほぼ唯一の新興企業であり、それでもそれらのシェアに食い込んでいます。
これが何を意味するかと言えばある程度短期間で利点に気づいて乗り換えたもしくは導入を開始した、という事でありそしてそのまま使われているという証拠でもあります。
そしてSlack自体は国内でもソフトバンクグループが出資を行ったり、早くからサイバーエージェントやメルカリ、DeNAやMixiなどが導入をしています。
これだけのポテンシャルを持っているSlack、勿論基本は無料で使用することができ必要に応じてビジネスプランへの変更ができます。
また、ウェブとアプリ両方でアクセスできるのも使い勝手の良さを出しています。もちろんアプリ版もあるので必要に応じてインストールもできますしプライベートとビジネスを切り分けたいなら通知をOFFにもできます。
それではかんたんにSlackをはじめる手順を説明します。
まずはワークスペース(大グループ)を作るためにSlackに登録をします。
必要なものはメールアドレスとそれを使える端末のみです。PCでもスマートフォンでもスタートができるので特に準備は不要だと思います。
さっそくSlackのHPに行ってアプリでもWEBでもワークスペースの作成を行いましょう。
まずはメールアドレスを入力すると、確認コードがアドレスに届くのでそのコードを入力します。
前準備はこれで終わりで後は実際にワークスペースの作成、スペースの名前を決めて必要なメンバーを招待するだけです。
会社のメールアドレスのドメインだけに指定すれば外部から人が入ることもありませんし管理者であれば誤った招待者は除外することができます。
また、メールアドレスで自分から招待する以外に招待リンクも使えるのですでに利用してるチャットツールから移行を促すのも簡単です。
これでワークスペースは完成、5分とかからず作成できます。
次は実際の運用をしてみましょう。
Slack解説！ワークスペース運用
ここからは実際に立ち上げたSlackのワークスペース管理、その運用を解説していきます。
まずスラックのメッセージの種類は大まかに個別のダイレクトメッセージ、グループのチャンネル、グループ内でメッセージに対するスレッドの3種類になります。
チャンネルは好きなユーザーを含んだグループをいくらでも作成することができるので、都度都度必要なメンバーが見ることができるグループを用意できます。
こちらは無料プランでも特に制限なく作成できますし邪魔になったらアーカイブにしてしまえば消えるので深く考えずにどんどん利用していっていいでしょう。
そしてダイレクトメッセージはいわゆる1:1の個別メッセージなので個人のアカウント等のやり取りに利用できます。
スレッドはグループもしくは個別メッセージに返信をする形でそのスレッド内でやり取りを続けていく事ができます。これをすることでチャンネルの話題が流れずに必要な項目をより深く掘り下げていけるので出来れば話題によって即応でチャットではなくスレッドを利用するのがいいでしょう。
また、確認してほしい相手に向けてのメッセージにはメンション、@【ユーザー名】という形で宛先をつけることでその人に通知が行くようにメッセージを送ることが可能です。
このメンションでのやり取りをスムーズにするテクニックとして、登録する名前を【山本 yamamot】のように漢字とアルファベットの両方でするのをお勧めします。
@を打ち込んだ時点でユーザー名でサジェストしてくれますので入力が半角でも全角でもサジェストで名前を探しやすくなります。
慣れてきてもメンションをつける時には意外と画面を見てなかったりで打ち損じになることがあるのでお勧めです。
また、トークの際には自分のプロフィール画像が表示されその画像も設定できますので誰が話している、というのがわかりやすくなるように設定するのをお勧めします。
もちろん自分の顔なんかじゃなくてお気に入りの球団のマークでも何でもいいんです。ただ、慣れてきたときにだれがしゃべっているのかがわかりやすくなるのが使いやすさに直結します。
つづいて実際にトークを送りあう中で利用できる機能をいくつかご紹介します。
まずはメッセージの編集、削除機能。すでに送ったメッセージの内容を編集することもできます、打ち間違えや宛先間違え等があった場合に編集をすることで(編集済み)と表示はされますが内容を編集することができます。
また送るチャンネルを間違えた場合等には削除もできます。どちらも自分の送ったメッセージの上にマウスカーソルをホバーもしくはスマホなら長タップでメニューが表示され、その中の一番右にあるメニューにそれぞれの項目が出ます。
また同様にメニューから特定のメッセージをチャンネルにピン止めすることができます。やり取りの中で重要だったり後々振り返りたいものに対してチャンネルのメニューから簡単に振り返りできるように留めておく機能です。
特に人数が多いチャンネルでは話がすぐに流れてしまったり、あの話どこで上がってたっけ？と探すことになるのでそうならないためにピン止めをして、定期的に整理をしていくといいでしょう。
ピン止めを自分専用にしたようなものがブックマークです。自分のブックマークはチャンネル一覧のブックマークにまとめられるので必要な情報をまとめておくと後々探すときに楽になります。
他にも一旦見たけどすぐ返信できないとき等に後で変身を忘れないようにするためメッセージをリマインドする機能もあります。
リマインドを設定しても、全員ではなく自分にだけしか見えないので忘れてはまずいものや期限が決まっているものなどは忘れずどんどんリマインドしていきましょう！
また後程紹介しますがこのリマインドという機能は色々なものに使えるのでSlackをビジネスツールとして便利に使いこなすためにもぜひ覚えた方がいいでしょう！
このメッセージ機能で一番便利というか面白いのが絵文字機能でしょう。個人的にはこれのためだけにSlackを利用し始めてもいいと思っています。
Slackの絵文字は、いわゆる絵文字とスタンプの合の子のような使い方ができ、メッセージ内につけることも誰かのメッセージに対して送ってリアクションとして反応することもできます。
確認しましたとか、これいいですねとか、よろしくお願いしますっていう意味合いでいろいろな相手のメッセージにつけておいたり出来ます。
そしてこの絵文字を自分たちのワークスペース用に自由に追加できるというのが便利で面白い機能です！
検索すると自作のSlack用カスタム絵文字を公開しているところも多く、その種類は多岐にわたりますがわかりやすいリアクション向けの絵文字があるだけでもとても利用しやすくなります。
このカスタム絵文字の追加も無料プランで行えて好きな絵文字を追加出来る事こそ、コミュニケーションツールとしてのSlackを使いたくなる一番の理由だと思っています。
ちなみにSlackのカスタム絵文字は正方形で128*128サイズが基本になっているので、自作する場合には正方形での作成しましょう。
文字の配置だけで作る場合にはできるだけ4文字以内での作成が望ましいです。またGIFアニメでもサイズが問題無ければ動くものが作れますのでいろいろと試して遊びたくなってしまいます。
これで自作した面白い絵文字でコミュニケーションを円滑化できるなら良いと思いませんか？
まずは他所の人が公開しているものをダウンロードする形でも、カスタム絵文字の活用できるようにしましょう！
またメッセージの共有を利用するとチャンネルをまたいで同一のメッセージを共有できます。
コピペで貼ることも可能ですが共有を利用するとそのチャンネルにジャンプするので同一プロジェクトでチームごとにチャンネルを作ったりしている場合にはメッセージの共有で共有すると便利でしょう。
また、同じワークスペース内でも他の人に見えないグループを作りたい場合にはプライベートチャンネルというものを作れます。
Slackでは普通に作成したチャンネルは検索することで誰でも見つけて参加することができますがプライベートチャンネルにしておくことで検索に出ないようにして、見られないようにしておきましょう。
とはいえあまりいろいろな人とプライベートチャンネルを作りすぎると混乱するし陰口とか気にしてしまう人もいるかもしれません、そこは気を付けてください。
プライベートチャンネルの作り方は、普通にチャンネルを作った後チャンネル名で右クリックしてチャンネル詳細を開く→設定からプライベートチャンネルにすることで設定できます。
また作成したチャンネルはセクションごとにグルーピングすることができます。これによって社内でもプロジェクトや部署ごとにセクションを分けておいたり、重要度によって分けて置いたりといろいろできます。
メンション＆リアクションの項目では自分に対するメンションとリアクションがついているメッセージを表示できます。
チャンネル数が増え過ぎた場合に一括で確認したり、自分に向けてのメッセージだけチェックしたい場合に利用しましょう。
これらのメッセージは参加チャンネルに新着メッセージがあった場合、自分宛てのメンションでメッセージが来た場合には通知が来ますがこちらはチャンネルごとのミュート、通知の有無の設定、時間によって通知オフなどの設定が可能です。プライベートの時間を大事にしたい場合にはオフの時間は通知オフにしたり(特に深夜等)すでに手を離れたプロジェクトのチャンネルなどはミュートにして時々チェックしたりという使い方をするのがいいでしょう。
ここまでが無料版のSlackで利用できる主な機能でのワークスペース管理になります。
次は無料版と有料版の比較、有料版のみの機能などを紹介します。
Slack解説！有料プランでよりよいワークスペースへ
Slackでのワークスペース運用について解説してきましたがここからはより便利で使いやすいワークスペースにするための有料プランで出来る事や無料版との比較を紹介していきます。
無料でも十分パワフルにビジネスチャットツールとして利用できるSlackですが、細かい所に手を届かせるためにより便利に使える有料プラン限定の機能が何点かあります。
そちらについても紹介していきますので、自分の目的に応じて有料プランを利用するかどうかを考えてみてください。
Slackの有料プランについては3種類あり
- 中小企業向けのスタンダードプラン(月額～￥850(一人につき))
- 大企業向けのプラスプラン(月額～￥1600(一人につき))
- それ以上もしくは別途制約のある企業向けエンタープライズプラン(費用は要見積もり)
の3つに分かれています。今回はその中でも最初の入門でもあり無料プランでの制限を取り外せるスタンダードプランを中心に解説します。
スタンダードプランを利用することで出来る事は
無料プランでは合計1万通までしかさかのぼれないログが無制限に見られるようになり、古いやり取りでも探すことができる。
無料プランでの制限を超えてしまうと見られなくなってしまうメッセージがあり、その量は10000通が上限になっています。
それを超えてしまったログは見られなくなってしまいます。1～2ヶ月で役割が終わるチャンネルが多いのであれば問題無いですが数か月続くプロジェクトだと不便ですよね。
また同様に添付ファイルの保存容量もワークスペース全体で5GBまでしか無料プランでは保存できず、どんどんとログが消えていきます。
メッセージと同様なので、古い順からしか消えていかない(取っておきたいものを選んだりできない)ので定期的にログを取得して投稿するような事をしているとすぐにいっぱいになってしまいます。
ですが有料プランにすることでチームメンバー独り言に10GBまで使えるようになります。なので、必要なファイルを残しやすくなり別途で集計用のアカウント等をメンバーにすればそのログだけが古い順にけるような形をとれます。
ただし、ファイルの共有などをDropBOXやGoogleDriveなどと連携している場合にはこの問題は有料にしなくてもクリアは可能です。
ただ、そのSlackとの連携についても無料プランでは最大10個までですが有料プランにすることで制限がなくなります。
このほかサービスとの連携は、非常に便利な機能で上記のDropBOXやGoogleDriveでファイルの共有をする以外にもタスク管理やガントチャートツールのJIRAやASANA、Torelloと連携してタスクの締め切り通知などが行えます。
動揺にGoogleカレンダーと連携してもスケジュール管理や通知を行え、またMEETでの会議などの参加要請もSlack上で行う事ができます。
ほかにもTwitterと連携して特定チャンネルで特定ユーザーのツイートをリスト化して表示したりすることもできます。
連携ではチャットワークやSkypeとメッセージを相互で投稿されるように連携させたりGmail等で届いたメールをSlackのチャンネルに投稿させて問い合わせメールに気づきやすくしたりなど行えます。
有料プランで出来る事はほかにもいくつかあり、一つがゲストアカウントの招待になります。
各チャンネルには普段Slackのワークスペースに参加していないメールアドレスの人をゲストとして招待することでそのチャンネルのみにだけ追加することが可能です。一人当たりで５人まで招待することができるので中心メンバーのみ有料プランにして一般スタッフ等は必要に応じてゲストとして招待するという形も可能です。
社外メンバーなどで必要に応じて人を追加しないといけない場合には相手向けの別のチャットツールもしくはワークスペースを用意するよりもこの機能を使ってゲストメンバーを招待するのがいいでしょう。またここまで紹介してきた以外にも有料プランのSlackだとグループビデオミーティングも行えます。ZOOMとアプリ連携してSlack上で通知や参加URLの共有も可能ですがこちらは外部内部で変わってきますので臨機応変に利用しましょう。
そのほかSlackコネクトという機能を使えば他のワークグループメンバーとの共有チャットを作れるので社外の人と共通のチャンネルを持って意思疎通を図ることもできます。ゲスト招待とは違いワークスペースのメンバー一括で登録できて、お互いのワークスペースのチャンネルに表示されるようになるので切替も不要で便利です。
有料プランなら特定のメンバーだけをカテゴライズしたユーザーグループを作ってその人たちに対してメンションをつけることが可能です。
例えば複数拠点がある会社等の場合は@大阪メンバーや@東京メンバーのようなグループを作成してそれに該当するメンバーだけ追加しておけば簡単に拠点メンバーに連絡ができます。
もちろん部署ごとや特定プロジェクトの参加メンバーごとなど追加が自由なので必要なものを作成していきましょう。
こういった有料プランの機能と拡張性がビジネスチャットとしてのSlackのニーズを押し上げていってると言えるでしょう。
そして最後に実際に今のメッセージ通数や仕様容量を確認したい場合にはSlackのアナリティクスが利用できます。無料プランではメッセージの閲覧数や添付ファイルの合計容量に制限があるため、それが気になる場合にはワークスペースのメニューのツールよりアナリティクスを選んでウェブの管理画面にいく事で現状の確認が可能です。
また、このウェブの管理ページの方でメンバー管理や設定、権限の管理、ユーザーグループの作成などを一括で行えます。他にも自分のアカウント設定やカスタム絵文字の追加、連携したアプリの解除や支払いなどが行えます。
基本的な利用の範囲では見なくても利用できますが、より良い利用を行いたい場合には設定を行うのに必要になってきます。
今の時代多くのツールがウェブ上にあり、何を使いたいか取引先によってはどんなものを使用しているかなど大きく社風が現れたりしていると思いますので色々なものと連携できるツールというのが好まれるでしょう。そういった意味でSlackというのは一つの最適解なのかもしれませんね。
以上、Slackについてのご説明でした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
